Sejak diberlakukannya EMIS GTK sebagai sistem pengelolaan data Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK) Madrasah, seluruh data rombongan belajar (Rombel) kini tidak lagi dibuat secara manual di EMIS GTK. Operator madrasah wajib terlebih dahulu membuat rombel di EMIS 4.0, kemudian melakukan proses Tarik Data dari EMIS.
Proses sinkronisasi ini sangat penting karena menjadi dasar untuk Penyusunan jadwal mengajar guru, Penetapan wali kelas, Pembagian beban kerja guru, Aktivasi madrasah (Keaktifan Kolektif), Pengisian tugas tambahan guru, Perhitungan jam mengajar,dan Validasi data PTK
Apabila proses tarik data belum dilakukan, maka sebagian besar menu pengelolaan jadwal di EMIS GTK tidak dapat digunakan.
Apa Itu Tarik Data EMIS 4.0 ke EMIS GTK?
Tarik Data merupakan proses sinkronisasi data dari database EMIS 4.0 menuju aplikasi EMIS GTK.
Data yang akan disinkronkan meliputi:
Data yang akan disinkronkan meliputi:
- Rombongan Belajar (Rombel)
- Jumlah siswa
- Wali kelas
- Tingkat kelas
- Kurikulum
Persyaratan Sebelum Tarik Data EMIS 4.0 Ke EMIS GTK
Sebelum melakukan sinkronisasi, pastikan seluruh data sudah benar di EMIS 4.0. diantaranya adalah sebagai berikut
- Siswa Sudah Naik Kelas
- Siswa Lulus Sudah Diluluskan
- Kurikulum Sudah Ditentukan
- Rombongan Belajar Sudah Dibuat
Cara Tarik Data dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK
Untuk melakukan penarikan data dari EMIS 4.0 silahkan anda dapat mengikuti beberapa langkah-langkah singkat berikut.
- Langkah 1 silahkan anda login ke akun Admin Madrasah pada EMIS GTK menggunakan akun EMIS yang aktif.
- Selanjutnya langkah 2 silahkan anda cari menu Madrasah kemudian klil sub menu Rombel
- Langkah 3 Klik tombol: Validasi EMIS kemudian sistem akan melakukan pengecekan seluruh rombel yang telah dibuat di EMIS 4.0.
- Langkah 4 Perhatikan hasil validasi. Biasanya akan muncul informasi: Total Rombel Rombel Valid Rombel Tidak Valid Jika masih terdapat rombel yang berstatus tidak valid, lakukan perbaikan terlebih dahulu pada EMIS 4.0.
- Langkah 5 Apabila seluruh rombel sudah valid, klik tombol: Tarik Rombel yang Valid atau Tarik dari EMIS
- Langkah 6 Sistem akan menampilkan daftar rombel yang tersedia. Centang rombel yang akan diimpor.
- Langkah 7 Apabila diperlukan, ubah wali kelas pada kolom yang tersedia.
- Langkah 8 Klik tombol: Proses
- Langkah 9 Tunggu hingga proses sinkronisasi selesai.
Penyebab Tarik Data Gagal
Berikut beberapa penyebab yang paling sering terjadi.
- Rombel Belum Dibuat EMIS GTK hanya menarik rombel yang tersedia di EMIS 4.0.
- Wali Kelas Belum Dipilih Rombel tanpa wali kelas sering gagal divalidasi.
- Kurikulum Belum Diatur Pastikan setiap rombel telah menggunakan kurikulum yang sesuai.
- Data Siswa Belum Lengkap Misalnya: siswa belum naik kelas masih berstatus aktif di kelas lama data belum tersimpan
- Server Sedang Sinkronisasi Pada jam sibuk biasanya sinkronisasi membutuhkan waktu lebih lama.
- Cache Browser Cobalah: Refresh halaman Login ulang Gunakan Mode Incognito Hapus cache browser
Apa yang Dilakukan Setelah Tarik Data Berhasil?
Setelah seluruh rombel berhasil masuk ke EMIS GTK, operator dapat melanjutkan Menentukan Kompetensi Rombel, Menentukan Kurikulum, Membuat Model Jadwal, Mengisi Jadwal Mengajar, Menentukan Guru Mata Pelajaran, Menetapkan Tugas Tambahan, Melakukan Aktivasi Madrasah, Melakukan Keaktifan Kolektif Guru
Tarik data dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK merupakan tahapan penting yang wajib dilakukan oleh operator madrasah pada setiap awal semester. Dengan memastikan data rombel, siswa, wali kelas, dan kurikulum sudah benar di EMIS 4.0, proses sinkronisasi akan berjalan lebih cepat dan minim kendala.
Setelah data berhasil ditarik ke EMIS GTK, operator dapat melanjutkan penyusunan jadwal mengajar, pembagian tugas guru, hingga proses aktivasi madrasah dan keaktifan kolektif sesuai ketentuan yang berlaku.